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驾驭零工经济:雇佣承包商的风险

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发表于: 2024/02/21

随着“远程办公”和“零工经济”等新型工作方式和用工形式的兴起,今日的工作文化已经与以往大不相同了,人们也对这些新的概念习以为常。

2023年,“零工经济”的总产值预计将达到4552亿美元。有数据显示,目前有近36%的美国员工从事零工,这一数字到2027年预计将上升至50%以上。

虽然“零工经济”为企业带来了一些优势,如雇用灵活性和降低与全职员工相关的薪酬福利成本,但它也在法律合规性和员工权利方面给企业带来了新的挑战。雇用按需劳动力的公司需要制定全新的战略来管理这一新领域的合规性。在本文中,我们将为您介绍有关如何处理零工的合规问题,以及可以帮助您简化这一流程的工具。

零工经济的隐藏风险

利用“零工经济”,雇主可以获得灵活、熟练的人才库,而无需承担传统全职员工的财务负担,并可根据需求变化随时扩大或缩小规模。同时,制定这部分费用的预算也相对容易,因为雇用独立承包商的成本通常仅限于基于项目的费用,而不是工资和福利。

很少有公司会有意违反劳动法规,企业尤其需要注意的是将合同工当做正式员工一样来管理,却没有将其正确分类为正式员工所引发的合规风险。

在这方面,Uber是一个很好的案例。2022年,这家美国的共享出行公司同意支付840万美元,以解决与加州司机的集体诉讼,这些司机声称他们被错误划分为独立承包商,而不是员工。归根结底,企业有责任确保他们的承包商关系划分是正确的,没有规避对员工应该有的保护。

除了合规之外,雇用承包商也会对客户服务、产品质量和长期创新产生负面影响。

界定员工和承包商之间的灰色地带

独立承包商和员工之间的区别到底在哪里?答案很简单,区别在于雇主对如何完成工作的控制程度。

对于员工,公司通常会规定具体的工作时间、流程、工具和培训,以履行工作职能。基本上,这意味着传统的全职员工完全融入了组织。

而独立承包商则对其何时、如何以及在何地完成其服务合同中描述的可交付成果拥有自主权。他们使用自己的设备、可以自由地接受或拒绝工作,即便有持续的业务关系。

企业一般很少会有意错误分类员工和独立承包商,风险往往潜藏在企业尚未意识到的情形中。以下我们总结了几种错误分类可能会发生的情形:

  • 允许独立承包商使用公司的电子邮箱、名片、办公场所以及其他专门为员工提供的设施。这会给人造成雇佣关系的印象。

  • 制定严格的时间表,或强加规则,限制承包商工作方式的灵活性和独立性。

  • 多年来反复续签承包商协议,而不是以项目为限。持续时间长意味着常规雇用。

  • 未能正确预扣税款,或提供正确的税务文件,如在美国雇用独立承包商需要在年末出具1099表给国税局。不同的工资税是政府机构用来判断员工是否被正确分类的一个主要法律指标。

  • 在未核实当地法律的情况下,假设在海外雇用承包商与在国内的规则相同。每个国家的劳动法规都不一样,企业在进行全球扩张前,需要充分了解这些法律。

驾驭全球合规的复杂性

对于有意获取全球按需人才库的企业来说,了解多个国家和地区员工分类规则和法规细微差别的复杂性可能会令人望而生畏。

例如,美国国税局(IRS)采用一项包含20个因素的测试来确定相关个人是雇员还是独立承包商,该测试主要侧重于财务独立性。加拿大主要侧重于意图和实际工作关系,而英国的IR35则建立了包含四个因素的“义务相互性测试”。

尽管如此,用于确定雇佣分类的具体因素可能会根据各国的法律案例和先例而演变。要跟上各大洲这些不断变化的因素,同时还要为如何聘用人才建立适合该地区的保护措施,这会增加大量的法律和运营开销。

这种本地化的法律警惕性对于大多数公司来说都具有挑战性,即便他们的目标是在全球范围内招聘。尽管存在这些挑战,您仍可以采取一些措施来简化全球合规性。以下是我们的一些建议:

零工经济的最佳合规实践

管理合规风险,首先要对零工进行正确分类。换言之,您需要了解在您企业运营所在地定义承包商身份的因素。

筛选承包商

在美国,像IRS 20因素测试等准则可以帮助您确定您的零工是否有资格成为独立的商业实体。您应该养成使用类似标准筛选承包商的习惯,然后再让他们加入您的团队。如果您想对新人才进行正确分类,这一点是不容商量的。

在整个组织实施标准作业程序

您也可以采取几个步骤来确保您的零工人才库的自主性。例如,您应该避免下达需要让他们放弃现有承诺的临时工作指令。或者,您也可以采取更为积极的方式,建立工作流程交接和标准作业程序(SOP),最大限度地减少您与承包商之间的实时协作需求。

增强管理人员确保合规的能力

确保合规不仅限于企业所有者。您也应赋权您的经理和团队领导者保持合规运营。为您的管理人员提供有关合规风险因素(如规定工作时间、强制性会议、提供办公空间或设备)方面的培训将是一个很好的开始。您还可以制定监督准则,对经理如何指导独立承包商工作的方式和时间设定严格的界限。

保留工作要求和沟通的记录

最后一点——审计跟踪很重要。为了证明您已经采取了上述步骤,您需要保存能证明承包商独立性的记录。这是抵御任何潜在员工分类不当索赔的关键一步。然而,您并不需要把这件事搞得太复杂。只需记录您的工作要求是如何传达的,以及承包商在执行交付成果时有多大的自由度。一旦有争议时,您就可以快速参考这些日志,解决任何与员工分类不当有关的争议。

与名义雇主EOR合作

试图管理不同地区员工分类要求的细微差异会给您的日常运营带来巨大风险。一旦出现失误,您就可能面临一场代价高昂的合规法律纠纷。幸运的是,名义雇主EOR服务可为您处理这些细微差异,确保您的企业保持全球合规性。

名义雇主EOR的具体运作方式是:当您的企业在不同国家和地区雇用员工时,名义雇主EOR可以作为您海外员工的合法雇主。作为雇主,名义雇主EOR负责管理当地税务申报、劳动合同、薪酬、解雇等事宜,从而减轻您的雇主责任。

除了帮助规避合规风险,声誉良好的名义雇主EOR还能通过提供培训、学习机会和职业发展等来培养员工。与雇用只专注于完成一次性项目的临时独立承包商团队相比,雇用正式的国际员工随着时间的推移会产生更大的价值,即便您的人员需求时高时低。

在扩展员工队伍的同时保持合规性

灵活按需人员的出现急剧改变了公司搜寻技能和人才的方式。然而,各国各地区的劳动法仍在不断变化,以界定对零工的保护。介于每个国家的保护力度不同,明智的公司从一开始就会制定流程,确保合规性和人员权利。

采取明确的步骤来验证承包商身份,加强零工自主权以及熟悉各地的规则和法规是避免合规风险的关键一步。最终,与名义雇主EOR合作将让您有能力在扩展全球员工队伍时保持合规。

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