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海外用工须知:关于合规的七个常见问题

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发表于: 2024/02/28

在全球范围内拓展您的业务将为您的企业带来巨大的机会和增长空间。然而,要抓住这些机遇,您需要驾驭各国、各市场、各地区复杂的法律法规和合规要求

为了帮助您从合规角度更好地理解全球扩张流程,在本文中,我们为您汇总了企业在遵循全球用工法规方面的七个常见问题。

1. 企业面临的常见合规要求有哪些?

不同地点、不同行业的具体要求各不相同,一些最常见的合规要求包括:

  • 有关消费者和员工信息的数据隐私保护和安全法

  • 工作场所健康与安全规则和报告

  • 有关废物处理、排放和可持续发展报告的环境法规

  • 会计、税务、费用等财务报告规则

  • 包含雇用、解雇、工作场所政策、福利、员工分类、当地合同、薪酬系统等方面的劳动法

此外,特定国家和行业也有自己的合规要求。例如,英国有《数据保护法案》(Data Protection Act)和英国《通用数据保护条例》(UK GDPR)来帮助防范安全漏洞。而美国则有《美国隐私法》(US Privacy Act)、《信息自由法》(FOIA),医疗保健领域的FDA法规,金融领域的SEC规则,以及针对媒体公司的传播法。此外,在联邦、州/省及地方等多个管辖层面,也会有层层监管要求。

有如此多的法规需要跟踪,公司很难牢牢把握与全球扩张相关的所有合规义务。然而,一次失误就可能导致严重的财务和法律后果,甚至影响声誉。

2. 在海外拓展业务时,如何确保符合当地法规要求?

海外扩张可以为您的业务增长开辟一条全新的道路,但同时也伴随着与特定国家或地区就业法规相关的合规风险。每个地区在就业和用工方面都有自己的监管细节和法规,并且这些法规在不断演变。那么,当您拓展至不同的地理区域时,应如何确保合规性?

您可以从研究特定地区的要求开始,如适用于您的拓展目的地的工签配额、员工语言法、数据本地化规则或专门的安全协议。最终,确保合规性要从了解您想要进入的地区的基本法律环境开始。

您还应采取积极主动的方式来确保全球合规性。例如,您可以激励人力资源团队定期审查现有的工作场所政策和程序,以确保它们符合公司运营所在地的道德法律。同时,您可以调整公司的核心价值观,使其与这些地区的文化价值观和期望更为一致。

3.  如何在全球工作场所防止员工歧视

围绕强有力的平等机会框架维持一致的工作场所政策是避免工作场所歧视的关键。您还应熟悉您运营所在国家和地区的反歧视法规。以下是为了防止员工歧视,您可以采取的一些可行措施:

  • 实施标准化的行为守则,对工作场所的歧视和骚扰采取零容忍态度

  • 定期就公平雇用实践、防止有偏见的决策和促进包容性对管理人员进行培训

  • 更新内部报告程序,以便对员工关心的问题及时作出回应

归根结底,定期进行无意识偏见培训,并制定报告程序,让员工可以没有顾虑地表达担忧是贵公司在国际扩张过程中避免歧视的关键。

4.  在全球范围内拓展业务时,最常见的合规风险是什么?

全球扩张的一些主要合规风险包括:

  • 将符合全职雇用标准的员工错误归类为独立承包商。在依靠外部顾问或自由职业者管理日常运营或领导不同国家和地区的项目时,可能会出现这种情况。

  • 缺乏拥有本地知识的人力资源、薪酬和合规支持,导致在劳动合同、工人权利、薪酬税、安全标准等方面出现违规的情况。

  • 公司内部制定的以总部所在国为导向的政策与当地劳动法或文化规范不一致,从而引发问题。例如,在美国常见的自由解雇政策在很多其它国家和地区均不适用。

总体而言,主要风险集中在公司在全球范围内应用本国规范,而不考虑各地法律的差异。

5.  如果违规,您将面临哪些处罚?

工作场所违规处罚因国家、违规类型和严重程度而异,但通常包括:

  • 补发被拖欠的工资、加班费和福利等

  • 来自劳动委员会的政府监管罚款

  • 员工提起的民事诉讼和诉讼费用

  • 无资格享受税收抵免和奖励

  • 吊销许可证或执照

  • 临时关闭业务

  • 失去政府合同/支持

  • 极端情况下的刑事诉讼和监禁

此外,在员工关系出现裂痕后,对违规行为的补救可能代价高昂。

6.  在全球范围内避免常见用工合规问题的最佳实践是什么?

这个问题没有最佳答案,因为这取决于您询问的具体地区。不过,您可以采取的一般预防措施包括:

  • 统一各个团队的灵活远程办公和带薪休假政策,以符合当地法律和员工期望

  • 为潜在的加班员工补偿编制预算

  • 在继续扩大业务规模之前,更新员工行为准则和行为规范,以防止骚扰和安全事故的发生

7.  如何确保符合多个国家和地区的监管要求?

手动掌握不同国家和地区相互关联的法规是极其困难、耗时和有风险的。使用名义雇主EOR是确保在各个运营所在地遵守劳动法和人员运营规范的高效方式。

像Atlas这样的名义雇主EOR可以帮助您随时了解不同国家和地区的劳动法,并根据各国的具体法规来处理与雇用、薪酬、福利、解雇、员工分类、劳动合同、工作场所政策等相关的所有合规事宜。

名义雇主EOR的内部团队拥有深厚的专业知识,熟悉不同国家和地区不断演变的当地劳动法。他们定期咨询各个司法管辖区的专业律师,以确保对法规和判例有正确的解释。

作为您海外员工的合法雇主,名义雇主EOR让您可以快速拓展海外业务,而无需担心违反劳动法规或需要建立庞大的内部法律和全球人力资源支持团队。简而言之,依托名义雇主EOR久经考验的合规系统,您可以专注于增长业务,而无需担心合规风险。

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